Duidelijkheid in de fiscale opties rond thuisladen

2: Terugbetaling van Werkelijke Kosten

Een andere mogelijkheid voor werkgevers is om werknemers werkelijke kosten te laten voorschieten, die vervolgens worden terugbetaald. Dit systeem moet voldoen aan enkele strikte regels om fiscale fraude te voorkomen.

Procedure: De werknemer maakt kosten voor werkgerelateerde uitgaven en dient een gedetailleerde kostenstaat in bij de werkgever. De werkgever vergoedt de werkelijke kosten op basis van de ingediende bewijsstukken. Dit kan gaan om reiskosten, representatiekosten, parkeerkosten en andere werkgerelateerde uitgaven zoals de voorschoten elektriciteit thuis.

Fiscale Behandeling: Voor de werknemer zijn deze terugbetalingen niet belastbaar, aangezien ze worden beschouwd als een terugbetaling van gemaakte kosten. Voor de werkgever zijn deze terugbetalingen aftrekbaar van de belastbare winst, mits de kosten noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk en voldoende worden gedocumenteerd. BTW kan echter niet worden gerecupereerd omdat er geen factuur op naam van de werkgever staat.

Problematiek voor thuisladen: Bij het verbruik van elektriciteit thuis dient eerst de hoeveelheid correct te worden gemeten met een geijkte MID meter. Naast de hoeveelheid dient ook de werkelijke kost bepaald te worden.  En hier wringt het schoentje omdat onder dit fiscaal regime het bijna onmogelijk is om te bepalen wat de werkelijke kost van elektriciteit thuis is. Bij een vast leveringscontract zonder batterijen, zonder zonnepanelen en zonder dag nacht teller is dit haalbaar, maar vanaf iemand zelf elektriciteit opwekt, opslaat of dynamische tarieven heeft, is dit praktisch onmogelijk. De CREG tarieven zijn gemiddelden uit het verleden aangezien er geen referentie elektriciteitstarief bestaat voor de huidige maand. De huidige antwoorden van de fiscus zijn dan ook duidelijk. Maar we hebben wel rechtszekerheid nodig waarvoor STROOHM een oplossing voorstelt onder het derde luik.

3: Forfaitaire Onkostenvergoedingen

Een derde optie voor werkgevers is het betalen van forfaitaire onkostenvergoedingen aan werknemers. Deze vergoedingen zijn bedoeld om bepaalde kosten te dekken zonder dat de werknemer gedetailleerde bewijsstukken hoeft voor te leggen.

Toepassing: Forfaitaire vergoedingen kunnen worden toegepast voor diverse kostenposten zoals maaltijdvergoedingen, reiskosten, kilometervergoedingen en kleine representatiekosten. De hoogte van de forfaitaire vergoeding moet redelijk zijn en in overeenstemming met de werkelijke kosten die de werknemer normaal zou maken.

Fiscale Behandeling: Forfaitaire vergoedingen zijn niet belastbaar voor de werknemer, mits ze binnen de door de overheid vastgestelde grenzen blijven en gerechtvaardigd zijn. De werkgever kan deze vergoedingen aftrekken als bedrijfskosten, wat leidt tot een verlaging van de belastbare winst. Het is belangrijk dat de werkgever een beleid opstelt en naleeft om te vermijden dat de forfaitaire vergoedingen als loon worden beschouwd en daardoor belastbaar worden.

Oplossing voor thuisladen: Naast een forfaitaire oplossing voor bv km vergoeding zou de fiscus ook het CREG tarief officieel kunnen erkennen als een forfaitaire kost die mag gebruikt worden om thuis laden te vergoeden aan werknemers. Net zoals een km vergoeding is dit een vrij dure oplossing in vergelijking met een terbeschikkingstelling. Met een eigen aangekochte wagen, eigen aangekochte GSM of eigen voorziene elektriciteit ben je als werkgever in de meeste gevallen voordeliger af. Ook dat is het geval voor elektriciteit thuis voor het opladen van de bedrijfswagen. Maar desalniettemin is STROOHM sterk vragende partij om het CREG tarief officieel te erkennen als een forfaitaire onkostenvergoeding waaraan laden thuis kan vergoed worden. Hierbij iss het wel van belang dat de werkelijk geladen kWh’s worden aangegeven op basis van een correcte kWh meting. Een aandachtspunt hierbij is dat er ook systemen bestaan die zich baseren op benaderende cijfers van de wagen zelf en hier ontoelaatbare meetfouten worden vastgesteld. Een correcte meting van het verbruikt aantal kWh is uiteraard een verplichting conform de verwachtingen van de dienst metrologie.

Conclusie

De fiscaliteit voor werkgevers in België biedt verschillende mogelijkheden om werknemers hun werkgerelateerde kosten te dekken. We mogen ons niet blindstaren op luik 2 waarbij aan de werkelijke kost moet worden terugbetaald. Dit is geen oplossing maar er zijn gelukkig 2 alternatieven. De werkgever kan voor de gemakkelijkheid kiezen voor een forfaitaire oplossing aan het CREG tarief wat een marktgemiddelde kost is uit het verleden. Dit is net zoals een forfaitaire km vergoeding niet de goedkoopste oplossing. Daarnaast kan je een energiecontract ter beschikking stellen aan je werknemers wat veel financiële en duurzame voordelen heeft. Zo ben je zeker van de 100% groene oorsprong en ondersteun je de energietransitie terwijl je vlot 30% kosten bespaart.

Door deze fiscale regels correct toe te passen, kunnen werkgevers hun kosten optimaliseren en tegelijkertijd hun werknemers ontzorgen op vlak van capaciteitstarief en foute terugbetalingen. De 2 regime’s kunnen binnen eenzelfde bedrijf ook perfect naast elkaar bestaan zoals bij andere voordelen ook gebeurt.